Pierwszym etapem współpracy jest bezpłatna analiza kwalifikowalności w konkursie. Sprawdzamy, czy przedsiębiorstwo spełnia wymagania ZUS, ocenimy wstępny zakres możliwych inwestycji oraz poinformujemy, jakie dokumenty i warunki muszą zostać spełnione, aby projekt miał realne szanse na uzyskanie dofinansowania.

Współpracę rozpoczynamy od podpisania umowy doradczej, która określa zakres naszych działań, terminy oraz zasady przygotowania dokumentacji konkursowej. Na tym etapie klient otrzymuje listę potrzebnych danych oraz dokumentów wymaganych przez ZUS.

Na podstawie przeprowadzonego wywiadu oraz identyfikacji zagrożeń w miejscu pracy przygotowujemy propozycję działań oraz listę urządzeń, które mogą zostać objęte dofinansowaniem. Wspólnie z klientem ustalamy zakres projektu zgodny z regulaminem i katalogiem kosztów kwalifikowalnych ZUS.

Na tym etapie kompletujemy wszystkie wymagane załączniki, m.in.: kosztorysy, parametry techniczne urządzeń, dokumentację BHP, oświadczenia. Następnie przygotowujemy wniosek zgodnie z instrukcją oraz regulaminem konkursu.

Po akceptacji wniosku przez klienta przesyłamy go elektronicznie przez odpowiednią platformę konkursową, z użyciem podpisu kwalifikowanego. Klient otrzymuje potwierdzenie złożenia.

W przypadku wezwania przez ZUS do poprawy lub uzupełnienia dokumentów — przygotowujemy we współpracy z klientem i działem BHP niezbędne korekty. Klient otrzymuje jasne instrukcje, co musi podpisać lub dostarczyć.

Po przyznaniu dofinansowania ZUS wzywa przedsiębiorstwo do podpisania umowy. Pomagamy w przygotowaniu dokumentów oraz sprawdzamy ich zgodność.

W trakcie realizacji inwestycji pomagamy monitorować zgodność zakupów z zatwierdzonym projektem. Współpracujemy z dostawcami i wykonawcami.

Przygotowujemy sprawozdanie oraz kompletujemy dokumenty: faktury, potwierdzenia płatności, odbiory techniczne, aktualizację oceny ryzyka, dokumentację BHP i dodatkowe załączniki wymagane przez ZUS. Na tym etapie klient musi przechowywać pełną dokumentację oraz umożliwić kontrolę ZUS. Na życzenie klienta uczestniczymy w kontroli.

Po wypłacie środków klient zobowiązany jest do utrzymania rezultatów projektu przez wymagany okres — 3 lata od momentu wypłaty drugiej transzy dofinansowania. Obejmuje to m.in. utrzymanie zakupionych urządzeń i warunków pracy na wymaganym poziomie.